Archivos Adjuntos

Cuando un técnico toma una foto de la placa de datos de un motor y la envía por WhatsApp, el agente puede leer automáticamente el modelo, número de serie, voltaje, y corriente nominal de esa imagen — sin que el técnico escriba nada. Cuando un proveedor envía por email una cotización en PDF, el agente puede leer los precios y cantidades y crear el registro en el sistema. Los archivos adjuntos convierten documentos en datos que el agente puede usar.

¿Para qué sirve?

Los archivos extienden las capacidades del agente más allá del texto. En una planta industrial, una gran cantidad de información llega en formato de imagen o PDF: placas de datos de equipos, órdenes de compra, facturas, manuales, reportes de laboratorio, fotos de fallas. Con soporte de archivos adjuntos, el agente puede procesar esa información directamente en la conversación sin pasos manuales adicionales.

Los archivos adjuntos permiten:

• Capturar datos de equipos escaneando la placa con el celular
• Procesar facturas y cotizaciones enviadas por email sin transcripción manual
• Registrar evidencia fotográfica de fallas directamente en la conversación
• Subir manuales técnicos a las colecciones para que el agente los consulte
• Adjuntar imágenes de inspecciones a las órdenes de trabajo

¿Cómo funciona?

El sistema acepta cuatro formatos de archivo: imágenes (JPG, PNG, WebP, GIF) y documentos PDF. El límite de tamaño es de 25 MB por archivo — suficiente para fotografías de alta resolución y PDFs de múltiples páginas.

Cuando un usuario envía un archivo al agente (por WhatsApp o email), el proceso es:

1. El archivo se recibe y almacena de forma segura
2. El modelo de visión de IA analiza el contenido del archivo
3. El agente recibe el texto y datos extraídos del archivo
4. El agente usa esa información para formular su respuesta

El acceso a los archivos almacenados usa enlaces temporales que expiran en 60 minutos — los archivos no son accesibles públicamente de forma permanente.

¿Cómo usarlo?

Enviar archivos por WhatsApp

El técnico simplemente adjunta la imagen o PDF en la conversación de WhatsApp, igual que lo haría con cualquier persona. El agente procesa el archivo automáticamente.

Ejemplos de lo que el agente puede leer de un archivo:

• Foto de placa de datos: modelo, número de serie, potencia nominal, voltaje, frecuencia
• Foto de manómetro o pantalla: el valor que muestra el instrumento
• PDF de factura: número de factura, proveedor, artículos, cantidades, precios, total
• Foto de componente dañado: descripción visual del daño que el agente puede documentar
• PDF de manual técnico: especificaciones, procedimientos, listas de repuestos

Enviar archivos por email

El usuario adjunta el archivo en el correo como lo haría normalmente. El agente de email procesa automáticamente todos los archivos adjuntos del mensaje y usa esa información en su respuesta.

Cargar archivos a colecciones de datos

Para cargar archivos de referencia que el agente pueda consultar (manuales, fichas técnicas, catálogos):

1. Ve a Datos > Colecciones.
2. Abre la colección correspondiente.
3. En el registro donde quieres adjuntar el archivo, haz clic en el campo de tipo archivo.
4. Selecciona el archivo desde tu computadora.
5. El archivo se almacena y queda vinculado al registro.

Formatos aceptados

Beneficios clave

• El agente lee imágenes y PDFs automáticamente sin configuración adicional
• Captura de datos de equipos directamente desde el celular — sin transcripción manual
• Procesamiento de documentos comerciales (facturas, cotizaciones) en la misma conversación
• Evidencia fotográfica de fallas documentada directamente en el historial de conversación
• Archivos almacenados de forma segura con acceso temporal controlado
• Funciona igual en WhatsApp y en email — el técnico no necesita aprender nada nuevo

Casos de uso comunes

Escenario 1: Registrar equipo nuevo con foto de la placa Un técnico instala una bomba nueva y necesita registrarla en el sistema. En lugar de transcribir manualmente los datos de la placa, toma una foto y la envía al agente por WhatsApp: "Registra este equipo." El agente lee la foto: modelo Goulds 3196, número de serie 2024-08-45892, 15 HP, 460V, 3F. Pregunta: "¿En qué área y línea va esta bomba?" El técnico responde y el agente crea el registro completo en la colección de activos.

Escenario 2: Procesar cotización de proveedor El responsable de compras recibe por email una cotización de repuestos en PDF de 3 páginas. Reenvía el correo al agente de email. El agente lee el PDF, extrae los 8 artículos con sus códigos, cantidades, precios unitarios y total. Responde con un resumen estructurado de la cotización y pregunta si debe registrarla en el sistema de requisiciones.

Escenario 3: Documentar falla con evidencia fotográfica Un técnico encuentra una fisura en la carcasa de la bomba B-07. Toma tres fotos desde diferentes ángulos y las envía al agente junto con el mensaje: "La bomba B-07 tiene fisura en la carcasa." El agente procesa las fotos, describe el daño observado en cada imagen, crea la orden de trabajo de mantenimiento correctivo con las fotos adjuntas como evidencia, y notifica al supervisor de turno. Las fotos quedan como parte del expediente de la orden de trabajo.