Gestión de Datos

Los datos de una planta industrial — historiales de alarmas, registros de mantenimiento, conversaciones con agentes, auditorías de seguridad — son información crítica que debe conservarse por períodos definidos y eliminarse correctamente cuando ya no se necesita. Este módulo define cuánto tiempo se conservan los datos, cómo exportarlos, y cómo eliminarlos de forma segura y documentada.

¿Para qué sirve?

La gestión de datos es una responsabilidad del administrador de la plataforma, no solo una función técnica. Sirve para:

• Cumplir con regulaciones de protección de datos que exigen plazos de retención definidos
• Exportar todo el historial de la plataforma para auditorías externas o migraciones
• Eliminar datos de forma documentada cuando cambia de proveedor o cierra operaciones
• Controlar qué funciones nuevas (en prueba) están activas para su organización

¿Cómo funciona?

Los datos siguen un ciclo de vida de tres etapas:

Los planes Enterprise pueden personalizar estos períodos según sus requisitos normativos — por ejemplo, plantas farmacéuticas o alimentarias que requieren retención de 5 o 10 años.

¿Cómo usarlo?

Ver la política de retención activa

Ve a Administración > Gestión de Datos para ver los períodos de retención configurados para tu organización. Los datos más recientes están siempre disponibles para consulta. Los datos en archivo pueden consultarse pero pueden tardar unos segundos adicionales en cargarse.

Exportar todos los datos de la organización

Para descargar un respaldo completo de todos los datos — útil para auditorías, migraciones, o cumplimiento normativo:

1. Ve a Administración > Gestión de Datos.
2. Haz clic en Exportar datos.
3. Selecciona el formato (JSON para procesamiento técnico).
4. Confirma la exportación.

El proceso se ejecuta en segundo plano porque puede tardar varios minutos dependiendo del volumen de datos. Cuando esté listo, recibirás un email con el enlace de descarga — válido por 24 horas.

La exportación incluye todos los registros de la organización:

• Agentes, herramientas, y configuraciones
• Historial de eventos y alarmas
• Tareas y órdenes de trabajo
• Conversaciones de WhatsApp y email
• Activos y planes de mantenimiento
• Usuarios, roles, y permisos
• Registros de auditoría completos
• Reportes, extracciones, y colecciones de datos

Solicitar eliminación de datos

La eliminación completa de datos es una acción irreversible. Solo puede realizarla el dueño de la cuenta (owner) o un administrador de Rela AI con autorización:

1. Ve a Administración > Gestión de Datos.
2. Haz clic en Solicitar eliminación de datos.
3. Lee la advertencia y confirma que entiendes que la acción es irreversible.
4. Ingresa el código de confirmación que se muestra en pantalla.

El sistema espera 72 horas antes de ejecutar la eliminación — un período de gracia para cancelar si fue un error. Pasadas las 72 horas, se eliminan todos los datos y se genera un certificado de eliminación que documenta qué datos fueron eliminados y cuándo.

El certificado de eliminación puede ser útil para demostrar cumplimiento normativo (GDPR, Ley Federal de Protección de Datos Personales, etc.).

Gestionar funciones en prueba (Feature Flags)

El sistema permite activar o desactivar funciones específicas por organización — útil cuando Rela AI está probando una función nueva y quieres evaluarla antes de que esté disponible para todos:

1. Ve a Administración > Funciones.
2. Verás la lista de funciones disponibles para tu plan con su estado actual.
3. Las funciones en prueba (beta) pueden activarse o desactivarse según tu necesidad.

Contacta al soporte de Rela AI para solicitar acceso anticipado a funciones en desarrollo.

Beneficios clave

• Ciclo de vida automático de datos — sin gestión manual de archivos o limpieza periódica
• Exportación completa para auditorías, migraciones, o respaldo de seguridad
• Período de gracia de 72 horas antes de ejecutar eliminaciones definitivas
• Certificado de eliminación para demostrar cumplimiento normativo
• Períodos de retención personalizables para planes Enterprise con requisitos especiales
• Historial de 24 meses de uso para análisis y auditoría

Casos de uso comunes

Escenario 1: Auditoría de certificación ISO Una planta industrial está siendo auditada para renovar su certificación ISO 9001. El auditor solicita evidencia de los últimos 12 meses de mantenimiento preventivo, registros de alarmas, e historial de inspecciones de seguridad. El administrador exporta todos los datos de la plataforma, extrae los registros relevantes del archivo JSON, y los presenta al auditor. Toda la información está disponible con timestamps exactos y sin posibilidad de modificación.

Escenario 2: Cumplimiento con ley de datos personales Un empleado que dejó la empresa solicita formalmente la eliminación de sus datos personales (nombre, email, teléfono) de todos los sistemas. El administrador identifica los registros del empleado en la plataforma, realiza la eliminación de los datos personales específicos, y genera la documentación del proceso para el área legal. El certificado de eliminación queda como evidencia del cumplimiento de la solicitud.

Escenario 3: Migración a nueva instancia Enterprise Una empresa que tenía el plan Professional decide migrar a un plan Enterprise con configuración dedicada. Para no perder el historial de 18 meses de operación, exporta todos los datos antes de la migración, y el equipo de Rela AI importa el historial a la nueva instancia Enterprise. La operación continúa con todos los datos históricos disponibles y sin interrupción del servicio.