Registros

Los Registros son la base de datos operacional de Rela AI. Aquí se almacena toda la información estructurada que el sistema ha recopilado: datos extraídos de documentos, información ingresada manualmente, resultados de inspecciones, historial de equipos. Lo más importante: esta información está disponible para que los agentes de IA la consulten en tiempo real durante una conversación de WhatsApp o email.

¿Para qué sirve?

Una base de datos de registros bien mantenida convierte a los agentes de IA en expertos de la planta. Cuándo el técnico pregunta "¿cuándo fue el último cambio de aceite del compresor C-01?", el agente no adivina — busca en los registros de mantenimiento y responde con la fecha exacta, el técnico que lo hizo y el tipo de aceite usado.

Los Registros también son la fuente de datos para:

• Reportes automáticos (el agente construye tablas con datos de registros)
• Análisis de costos de mantenimiento (sumando facturas en una colección)
• Inventario de repuestos consultable
• Historial de proveedores y contratos
• Fichas técnicas de equipos consultables en campo

¿Cómo funciona?

Los registros se organizan en Colecciones — cada colección es como una tabla con campos definidos. Por ejemplo:

• Colección "Facturas de Mantenimiento": campos de proveedor, fecha, monto, equipo
• Colección "Fichas de Equipos": campos de fabricante, modelo, parámetros operativos, historial
• Colección "Proveedores": campos de nombre, contacto, especialidad, calificación

Cada registro en una colección es una fila de esa tabla. Pueden crearse manualmente, por extracción de documentos con IA, o desde la API.

Cada registro genera automáticamente un embedding — una representación matemática del contenido que permite búsqueda por significado. Esto significa que puedes buscar "falla hidráulica compresor de aire" y encontrar registros que hablen de "avería en sistema neumático compresor central" — sin que las palabras sean exactamente iguales.

¿Cómo usarlo?

Ver los registros de una colección

1. Ve a Datos > Registros en la barra lateral.
2. Usa el selector de colección (desplegable) para elegir qué tipo de registros ver.
3. La tabla muestra los primeros 6 campos de la colección como columnas para un vistazo rápido.
4. Haz clic en cualquier registro para ver todos sus campos en el panel de detalle.

Crear un registro manualmente

1. En la vista de registros, selecciona la colección.
2. Haz clic en Nuevo Registro.
3. Completa los campos según la definición de la colección.
4. Guarda. El embedding se genera automáticamente.

Útil para: fichas técnicas de equipos, información de proveedores, notas de mantenimiento, registros de calibración.

Buscar en los registros

La barra de búsqueda en la parte superior hace búsqueda inteligente en tiempo real:

• Escribe lo que buscas en lenguaje natural
• El sistema compara tu consulta con el contenido de todos los registros
• Los resultados se ordenan por relevancia, no solo por coincidencia exacta de palabras

Ejemplo: buscar "reparación motor semana pasada" puede encontrar un registro que dice "sustitución motor eléctrico 22/03/2026".

Editar un registro existente

1. Haz clic en el registro.
2. Modifica los campos.
3. Guarda. El embedding se regenera automáticamente para reflejar los cambios.

Registros con archivos adjuntos

Si la colección tiene campos de tipo "archivo", puedes adjuntar PDFs o imágenes. Estos archivos se muestran como miniaturas en la tabla y son accesibles con un clic. Útil para: fotos de daños, PDFs de certificados, imágenes de fichas técnicas.

Cómo los agentes de IA usan los registros

Cuándo configuras un agente de WhatsApp o email con la herramienta de consulta semántica (Query), el agente puede buscar en tus colecciones de registros durante una conversación:

1. El técnico pregunta: "¿Qué rodamiento usa la bomba B-07?"
2. El agente busca en la colección "Fichas de Equipos" con la consulta "rodamiento bomba B-07"
3. Encuentra el registro de la bomba B-07 con el campo "Rodamiento: SKF 6205-2Z"
4. Responde: "La Bomba B-07 usa el rodamiento SKF 6205-2Z (diámetro interior 25mm, exterior 52mm)"

Este proceso ocurre en segundos y solo es posible si los registros están bien cargados en el sistema.

Beneficios clave

• Base de conocimiento consultable por agentes de IA en tiempo real
• Búsqueda inteligente por significado, no solo por palabras clave exactas
• Registros creados automáticamente por extracción de documentos
• Soporte para archivos adjuntos (fotos, PDFs) vinculados a cada registro
• Disponible desde cualquier lugar — técnicos en campo pueden consultar via agente de WhatsApp
• Actualización de embedding automática cuando se edita un registro

Casos de uso comunes

Escenario 1: Base de conocimiento de fichas técnicas El coordinador de mantenimiento crea una colección "Fichas Técnicas" con campos para fabricante, modelo, parámetros operativos, lubricantes aprobados, repuestos críticos, y procedimiento de arranque. Carga las fichas de los 45 activos críticos de la planta. A partir de ese momento, los técnicos pueden preguntar al agente de WhatsApp cualquier especificación sin buscar en archivos físicos.

Escenario 2: Historial de proveedores El departamento de compras mantiene una colección "Proveedores de Mantenimiento" con el historial de servicios, calificaciones de calidad, tiempos de respuesta y contactos. Cuándo necesitan un proveedor para un trabajo específico, el coordinador pregunta al agente: "¿Quién es el mejor proveedor de trabajos de alineación de ejes que hemos usado?" El agente busca en los registros de proveedores y responde con los 3 mejor calificados para ese tipo de trabajo.

Escenario 3: Consulta de historial de costos El gerente de mantenimiento quiere saber cuánto se gastó en repuestos para la Línea A durante el año. Las facturas de repuestos están cargadas como registros en la colección "Facturas". Pregunta al agente de WhatsApp: "¿Cuánto gastamos en repuestos para la Línea A en 2026?" El agente busca en la colección, suma los totales de las facturas filtradas por "Línea A", y responde con el total y el desglose por tipo de repuesto.