Colecciones — Plantillas de Datos

Las Colecciones son la estructura de la base de datos de tu organización en Rela AI. Definen qué información guardas, qué campos tiene, y cómo se organiza. Piénsalas como las "hojas" de una base de datos: "Activos", "Facturas de Mantenimiento", "Fichas Técnicas de Equipos", "Proveedores", "Inventario de Repuestos".

Una colección bien definida es la base para que los agentes de IA puedan responder preguntas precisas sobre los datos de tu planta.

¿Para qué sirve?

Los datos de una planta industrial existen en múltiples formas: manuales en PDF, facturas en papel, fichas técnicas en Excel, especificaciones en Word. Sin una estructura clara, los agentes de IA no pueden consultar esa información — sería como pedirle a alguien que encuentre un papel en un archivo desordenado sin ningún índice.

Las Colecciones resuelven esto definiendo:

• Qué campos tiene cada tipo de información (ej: una ficha de equipo tiene fabricante, modelo, número de serie, parámetros operativos)
• Qué tipo de dato es cada campo (texto, número, fecha, archivo)
• Qué significa cada campo (descripción para guiar a la IA)

Una vez definida la estructura, puedes llenar la colección con registros — ya sea manualmente o mediante extracción automática de documentos.

¿Cómo funciona?

Cada registro almacenado en una colección genera automáticamente un embedding — una representación matemática del significado del contenido. Esto permite búsqueda semántica: cuando el agente busca "falla hidráulica compresor de aire", puede encontrar un registro que dice "avería en sistema neumático compresor central", aunque las palabras no sean exactamente las mismas.

¿Cómo usarlo?

Crear una colección

1. Ve a Datos > Extracciones en la barra lateral.
2. Haz clic en Nueva Colección.
3. Define el nombre descriptivo de la colección (ej: "Fichas Técnicas de Equipos").
4. Agrega una descripción que explique qué tipo de información contiene.
5. Define los campos:

6. Guarda la colección.

Tipos de campos disponibles

Colecciones típicas para mantenimiento industrial

"Fichas Técnicas de Equipos":

• fabricante (string): "Siemens", "Grundfos", "Atlas Copco"
• modelo (string): "1LA7 096-4AA10", "CR 32-4"
• numero_serie (string): "SIE-2023-45678"
• potencia_kw (float): 7.5
• voltaje_nominal (int): 380
• temperatura_maxima (float): 85.5
• lubricante_recomendado (string): "Shell Omala S2 G 220"
• manual_pdf (file): archivo PDF del manual

"Inventario de Repuestos":

• codigo_parte (string): "SKF-6205-2Z"
• descripción (string): "Rodamiento rígido de bolas SKF"
• stock_actual (int): 8
• stock_minimo (int): 3
• proveedor (string): "SKF México S.A."
• precio_unitario (float): 245.50
• ubicacion_almacen (string): "Estante A-12"

"Facturas de Mantenimiento":

• numero_factura (string): "FAC-2026-00234"
• proveedor (string): "TechMant S.A."
• fecha_emision (date): "2026-03-15"
• descripcion_trabajo (string): "Cambio de rodamientos motor M-12"
• equipo_afectado (string): "Motor M-12"
• total (float): 4850.00

Editar una colección

Puedes actualizar el nombre, descripción y agregar nuevos campos a una colección existente. Los cambios en la estructura no afectan los registros ya guardados — solo aplican a nuevos registros.

Eliminar una colección

Al eliminar una colección se elimina su definición y estructura. Los registros existentes permanecen en la base de datos pero pierden su vinculación a la plantilla.

Conexión con el resto del sistema

Las colecciones se usan en tres flujos principales:

1. Extracciones: cuando subes un PDF, la IA extrae los campos definidos en la colección
2. Registros: los datos extraídos o ingresados manualmente se guardan como registros de la colección
3. Herramientas de agentes: los agentes de WhatsApp y email pueden consultar las colecciones para responder preguntas

Beneficios clave

• Estructura flexible que se adapta a cualquier tipo de información de planta
• Búsqueda semántica automática — los agentes encuentran información por significado
• Base para la extracción automática de documentos con IA
• Campos de tipo "archivo" para guardar PDFs e imágenes vinculados a cada registro
• Múltiples colecciones para organizar diferentes tipos de información

Casos de uso comunes

Escenario 1: Base de conocimiento de equipos El coordinador de mantenimiento crea la colección "Fichas Técnicas" con campos para todos los datos técnicos de los equipos (fabricante, modelo, parámetros, lubricantes, rodamientos). Carga las fichas de 45 activos críticos, la mitad manualmente y la mitad extrayendo datos de los manuales técnicos en PDF. Los técnicos pueden ahora preguntarle al agente de WhatsApp cualquier especificación técnica sin buscar en archivos físicos.

Escenario 2: Control de inventario consultable El almacén mantiene una colección "Inventario de Repuestos" con código de parte, descripción, stock actual y stock mínimo. Cuándo el stock de un repuesto llega al mínimo, el agente detecta el registro (que tiene un campo "alerta_bajo_stock" = true) y notifica automáticamente al comprador.

Escenario 3: Historial de proveedores Procurement mantiene una colección "Proveedores de Mantenimiento" con historial de servicios, tiempos de respuesta, precios y calificaciones de calidad. El coordinador puede preguntarle al agente "¿quién es el proveedor más confiable para trabajos de alineación?" y el agente busca en la colección y responde con los mejores calificados.