Agentes de Email
Agentes de IA que responden automáticamente a correos electrónicos entrantes. Ideales para soporte técnico, gestión de solicitudes de mantenimiento y comunicación con proveedores.
Agentes de Email
Los Agentes de Email son asistentes de inteligencia artificial que leen los correos electrónicos entrantes y responden automáticamente. Cuando alguien envía un email a tu dirección de soporte técnico, el agente lo lee, lo entiende, consulta la información que necesita (historial de equipos, registros, bases de datos), y responde de forma coherente y útil — sin que nadie tenga que estar pendiente del buzón.
¿Para qué sirve?
En las plantas industriales y empresas de servicios de mantenimiento, el email es el canal estándar para muchas comunicaciones: reportes de fallas de clientes, solicitudes de mantenimiento de operadores de otras plantas, consultas de proveedores, notificaciones de alertas. Procesar y responder todos esos correos manualmente consume tiempo y es fácil que algunos se pierdan.
Un Agente de Email puede:
- Responder preguntas técnicas sobre equipos usando la base de datos de la empresa
- Confirmar recepción de solicitudes de mantenimiento y crear las órdenes de trabajo automáticamente
- Consultar el historial de servicio de un equipo y enviarlo al solicitante
- Procesar documentos adjuntos (planos, reportes de falla, fotos de equipos) y responder en base a su contenido
- Escalar automáticamente los emails urgentes a las personas correctas
¿Cómo funciona?
El agente de email funciona mediante reenvío de correo con Postmark:
- Configuras una dirección de email en Postmark (ej: soporte@tuempresa.postmarkapp.com)
- Configuras un reenvío en tu email corporativo (ej: soporte@tuempresa.com → soporte@tuempresa.postmarkapp.com)
- Cuando llega un correo a soporte@tuempresa.com, se reenvía automáticamente a Postmark
- Postmark notifica a Rela AI
- El agente lee el correo, procesa el contenido y los adjuntos, consulta sus herramientas, y responde
Para el cliente que envió el correo, toda esta cadena es transparente — recibe la respuesta desde la misma dirección donde escribió.
¿Cómo usarlo?
Requisito previo: Configurar una cuenta de email
Antes de crear un agente de email, necesitas configurar una cuenta de email en Rela AI. Ve a Email > Cuentas y sigue el proceso de verificación con Postmark.
Crear un agente de email
- Ve a Email > Agentes en la barra lateral.
- Haz clic en Crear Agente.
- Completa el formulario:
Información general:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Identificador del agente (solo visible para ti en el panel) |
| Cuenta de email | La dirección de email verificada a la que responderá este agente |
| Mensaje de bienvenida | Primera respuesta automática al iniciar conversación (opcional) |
Secciones del Prompt (la "personalidad" del agente):
| Sección | Para qué sirve |
|---|---|
| Identidad | Quién es el agente y qué rol tiene. Ejemplo: "Eres el asistente de soporte técnico de Planta Norte. Tu nombre es ARIA (Asistente de Reparación Industrial Automatizado)." |
| Instrucciones | Cómo responder y qué hacer. Ejemplo: "Al recibir un reporte de falla, confirma recepción, crea una orden de trabajo, y responde con el número de OT y el tiempo estimado de respuesta." |
| Reglas | Límites y restricciones. Ejemplo: "Responde siempre en el mismo idioma que el email entrante. No reveles información de costos sin autorización expresa." |
Herramientas conectadas: Selecciona las herramientas que el agente puede usar al procesar correos: consultas a bases de datos, creación de tareas, generación de reportes, conexiones a APIs externas.
- Configura los parámetros avanzados si es necesario.
- Haz clic en Guardar.
Configuración avanzada
| Parámetro | Descripción | Valor por defecto |
|---|---|---|
| Mensajes de contexto | Cuántos emails anteriores del mismo hilo recuerda el agente | 20 mensajes |
| Timeout de sesión | Minutos de inactividad antes de cerrar la sesión del hilo | 30 minutos |
Procesamiento de archivos adjuntos
El agente puede leer y analizar automáticamente los archivos adjuntos que lleguen en los correos:
| Tipo de archivo | Cómo lo procesa |
|---|---|
| Extrae y analiza el texto e imágenes del documento | |
| Imágenes (PNG, JPG, WebP, GIF) | Usa visión artificial para analizar el contenido visual |
| Excel (XLSX) | Lee y procesa los datos de las hojas de cálculo |
| Word (DOCX) | Extrae y analiza el texto del documento |
| CSV | Procesa los datos tabulares |
Tamaño máximo por adjunto: 25 MB.
Ejemplo de uso con adjunto: Un operador de otra planta envía un email con el asunto "Falla en motor — foto adjunta" y adjunta una foto del motor con humo saliendo. El agente analiza la imagen, identifica que hay señales de sobrecalentamiento en el compartimiento de rodamientos, crea una orden de trabajo con prioridad alta, y responde: "Recibimos tu reporte. Por la imagen adjunta, identificamos posible falla en rodamiento por sobrecalentamiento. Se ha creado la OT #MAN-0456 con prioridad alta asignada a Mantenimiento Mecánico. Tiempo estimado de respuesta: 4 horas."
Beneficios clave
- Respuesta inmediata a correos — ninguna solicitud se pierde o queda sin responder
- Procesamiento de adjuntos con visión IA — entiende fotos, planos y reportes
- Contexto de conversación — recuerda los emails anteriores del mismo hilo
- Creación automática de órdenes de trabajo desde emails de reporte de fallas
- Disponible 24/7 — responde fuera del horario laboral sin costo adicional de personal
- Historial completo de todas las conversaciones para auditoría y seguimiento
Casos de uso comunes
Escenario 1: Soporte técnico automatizado para clientes Una empresa de mantenimiento industrial tiene 40 clientes que reportan fallas por email a soporte@empresa.com. El agente recibe cada correo, consulta la base de datos de activos del cliente, verifica si hay historial relevante, y responde con el número de ticket creado, el responsable asignado, y el tiempo estimado de respuesta. Los clientes reciben respuesta en segundos a cualquier hora.
Escenario 2: Gestión de solicitudes de operadores remotos Los operadores de plantas remotas envían solicitudes de mantenimiento por email cuando no tienen acceso directo al sistema. El agente procesa cada solicitud, crea la orden de trabajo en el sistema, asigna al departamento correcto, y confirma al operador con el número de OT. El coordinador de mantenimiento ve las órdenes creadas en el tablero Kanban sin tener que revisar el buzón.
Escenario 3: Consultas técnicas de proveedores Un proveedor envía un email preguntando por los parámetros de operación del motor M-12 antes de una visita de servicio. El agente consulta la ficha técnica del equipo en la base de datos, extrae los parámetros relevantes, y responde con los datos del motor (potencia, voltaje, corriente nominal, velocidad) junto con el historial de las últimas intervenciones. El proveedor llega a la planta con la información completa.
Cuentas de Email
Configuración de cuentas de correo corporativo con Postmark para que los agentes de IA envíen y reciban emails en nombre de tu empresa.
Conversaciones de Email
Historial completo de todos los correos que el agente ha intercambiado con usuarios. Consulta mensajes, archivos procesados, y las acciones que el agente ejecutó para construir cada respuesta.