Extracciones de Documentos

Las Extracciones permiten que la inteligencia artificial analice documentos — PDFs, imágenes, facturas, manuales técnicos — y extraiga los datos relevantes de forma automática y estructurada. En lugar de transcribir manualmente los datos de una factura o un manual de equipo, subes el documento y la IA hace el trabajo en segundos.

¿Para qué sirve?

En una planta industrial, existe una enorme cantidad de información en papel o en documentos no estructurados: facturas de proveedor, órdenes de compra de repuestos, reportes de inspección escaneados, manuales técnicos, certificados de calibración. Esa información es valiosa pero está "atrapada" en el documento — nadie puede consultarla fácilmente.

Las Extracciones de Rela AI convierten esos documentos en datos consultables:

• Las facturas de mantenimiento se convierten en registros con proveedor, monto, partes compradas, fecha
• Los manuales técnicos se convierten en fichas de equipos con parámetros operativos
• Las órdenes de compra se convierten en registros de inventario
• Los reportes de inspección escaneados se convierten en registros de historial

Una vez extraídos y guardados, los agentes de WhatsApp y email pueden consultarlos en conversaciones: "¿Cuál fue el costo de las reparaciones de la bomba B-07 este año?" — el agente busca en los registros y responde.

¿Cómo funciona?

El proceso de extracción tiene 4 pasos:

1. Plantilla (Colección): Defines qué campos quieres extraer del documento. Ejemplo para una factura: proveedor, número de factura, fecha, líneas de detalle, total.

2. Documento: Subes el archivo (PDF, imagen) o proporcionas la URL.

3. Análisis IA: El sistema analiza el documento usando visión artificial y OCR, identifica los campos de la plantilla en el documento, y extrae los valores.

4. Revisión y guardado: Ves los valores extraídos, los corriges si es necesario, y guardas. El registro queda disponible para consultas.

La IA selecciona automáticamente el mejor método según el documento:

• Visión: para PDFs escaneados o imágenes
• Texto: para PDFs con texto seleccionable (más rápido y preciso)
• Combinado: visión + OCR para máxima precisión en documentos complejos

¿Cómo usarlo?

Paso 1: Preparar la plantilla (Colección)

Primero necesitas tener una Colección que defina los campos a extraer. Ve a Datos > Colecciones y crea una colección con los campos del tipo de documento que quieres digitalizar.

Ejemplo de colección "Facturas de Mantenimiento":

• Número de factura (texto)
• Proveedor (texto)
• Fecha de emisión (fecha)
• Descripción del trabajo (texto largo)
• Repuestos incluidos (lista)
• Subtotal (número)
• IVA (número)
• Total (número)

Paso 2: Iniciar la extracción

1. Ve a Datos > Extracciones.
2. Haz clic en Nueva Extracción.
3. Selecciona la colección que define los campos a extraer.

Paso 3: Subir el documento

Tienes 3 opciones:

Paso 4: Revisar los datos extraídos

La IA procesará el documento (generalmente en 3-15 segundos) y mostrará:

• Campo extraído: el nombre del campo de la plantilla
• Valor encontrado: lo que la IA leyó del documento
• Página: en qué página del PDF se encontró (útil para PDFs de varias páginas)

Revisa cada valor. Si la IA cometió un error de lectura (ej: confundió un 8 con un 0), corrígelo directamente.

Paso 5: Guardar el registro

Haz clic en Guardar. El registro queda en la colección, consultable por búsqueda y por los agentes de IA.

Extracción por lotes

Para documentos con múltiples elementos (una factura con 20 líneas de detalle, un catálogo de repuestos):

1. Sube el documento.
2. El sistema extrae automáticamente todos los ítems como registros separados.
3. Revisa la lista de ítems extraídos.
4. Guarda todos de una vez.

Ideal para: catálogos de inventario, listas de personal, reportes con múltiples activos.

Activar auditoría de extracción

Si activas la opción de auditoría antes de extraer, el sistema incluye:

• El documento original con recuadros marcando dónde se encontró cada dato
• El método de extracción utilizado
• Las coordenadas exactas de cada valor en el documento

Útil para verificar la precisión y para documentar el proceso en proyectos de compliance.

Beneficios clave

• Digitalización de documentos en segundos, sin transcripción manual
• Soporte para PDFs escaneados, imágenes y documentos de texto
• Revisión antes de guardar — siempre puedes corregir antes de confirmar
• Extracción por lotes para documentos con múltiples registros
• Los datos extraídos se convierten en base de conocimiento consultable por agentes de IA
• Reducción de errores de transcripción manual
• Historial completo de extracciones para trazabilidad

Casos de uso comunes

Escenario 1: Digitalización de facturas de mantenimiento Al final de cada mes, el coordinador de mantenimiento recibe 30-40 facturas de proveedores de reparación y repuestos. En lugar de transcribirlas manualmente, sube cada PDF a Rela AI. La IA extrae proveedor, número de factura, fecha, items y total en segundos. Al final del proceso, tiene todos los datos en una colección consultable. El gerente puede preguntar al agente de WhatsApp: "¿Cuánto gastamos en mantenimiento del compresor C-01 en el primer trimestre?" y recibe la respuesta inmediatamente.

Escenario 2: Manual técnico de equipo nuevo Llega el manual técnico del nuevo generador (PDF de 120 páginas). El coordinador extrae las secciones clave: parámetros operativos, límites de alarma, programa de mantenimiento recomendado, lista de repuestos críticos. Cada sección se guarda como un registro en la colección "Manuales de Equipos". El técnico puede consultar al agente de WhatsApp: "¿Cuál es la temperatura máxima de operación del generador GEN-02?" sin tener que buscar en el manual.

Escenario 3: Órdenes de compra de repuestos El almacén recibe órdenes de compra en papel para el inventario de repuestos. El encargado las fotografía con su celular y las sube a Rela AI. La IA extrae el número de parte, descripción, cantidad y precio de cada línea. Los datos se guardan automáticamente en la colección de inventario, actualizando el stock disponible sin digitar nada.